En los últimos años no hacemos más que oír la palabra “nube” y otros términos que van enlazados: Dropbox, Drive, copías de seguridad… Google Drive es una de las aplicaciones más conocidas para almacenar en la nube. Nos permite almacenar archivos, crear documentos, hojas de cálculo, trabajar en grupo…

 

Aprende a gestionarte con las aplicaciones de Google, incluido Google Drive

La nube de Google dispone de un montón de servicios y hoy vamos a ver cómo exprimir al máximo nuestra nube gracias a estos cinco trucos de Google Drive.

Realiza búsquedas con el buscador avanzado

Drive nos permite buscar archivos con su propio buscador pero dispone de un buscador avanzado que nos ayuda a localizar los documentos que por ejemplo no conocemos su nombre exacto, o que entre tanto documento nos resulta difícil localizar el que necesitamos.

  • En el cuadro de búsqueda clica sobre flecha que está en la parte derecha.
  • Se abre el cuadro de búsqueda avanzada.
  • Busca los archivos según su tipo, propietario, ubicación, fecha de creación o edición, palabras que contiene…

Convertir un documento a PDF

Desde el propio Drive puedes convertir tus documentos en PDF sin tener que instalar ninguna aplicación en tu ordenador ni extensión en tu navegador.

  • Abre el documento realizando doble clic, lo abrirá con las aplicaciones de Google (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones…)
  • Elige la opción Archivo > Descargar como > Documento PDF (.pdf)

Haz visible la carpeta de Google Fotos

Si nuestras fotos de Google Fotos se almacenan en la nube de Drive, ¿por qué no hay una carpeta en Drive donde localizar nuestras fotos?

Podemos activar la opción que nos permita crear una carpeta con nuestras fotos de Google Fotos en nuestra Unidad. De esta forma podremos editar, borrar o copiar fotos directamente desde Drive. Pero ¡Cuidado! Cualquier modificación que hagamos quedará sincronizado en Google Fotos y en nuestros dispositivos asociados a la cuenta.

  • Accede a los Ajustes de Drive (engranaje de la parte derecha) y entra en Configuración.
  • Baja en las opciones y localiza la opción Crear una carpeta de Google Fotos y activa la casilla.

Acceder a documentos sin conexión

Gracias a esta opción podremos trabajar desde nuestro ordenador en nuestros documentos que almacenamos en Drive aunque no dispongamos de conexión a internet. El servicio descargará todos los archivos creados en Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones de Google para poder usarlos cuando queramos.

Lo primero de todo es tener en cuenta que esta opción la podemos habilitar utilizando el navegador de Google Chrome.

  • Accede a los Ajustes de Drive (engranaje de la parte derecha) y entra en Configuración.
  • Activa la casilla Sin Conexión: Crea archivos y abre y edita tus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión.

Edita los permisos de los enlaces

Drive nos permite compartir archivos mediante enlaces, pero si no editamos los permisos por defecto cualquier persona que reciba el enlace puede ver el contenido. Disponemos de diferentes opciones: Cualquier usuario con el enlace puede comentar, ver o editar, No: solo pueden acceder usuarios específicos o público (cualquier usuario de internet puede encontrar el elemento). ¿Pero como modificamos estos permisos?

  • Selecciona el archivo y clica con el botón derecho. Elige la opción: Obtener enlace para compartir.
  • Se activará el enlace y en la parte inferior elige la opción Permisos.
  • Clica en la opción: Cualquier usuario con el enlace puede ver, y edita los permisos a tu gusto.

¿Quieres sacarle el máximo partido a tu Drive? Entra en este enlace e infórmate sobre el curso de “Google Drive. Almacena y comparte tus archivos